Parlando di cleaning e Facility Management, la documentazione tecnica relativa ai servizi proposti viene spesso vista come un dettaglio secondario, per non dire un adempimento formale.
La realtà è ben diversa: la gestione della documentazione tecnica è una cartina di tornasole della qualità di un’azienda. E come tale, dovrebbe essere tra gli elementi che vengono presi in considerazione in fase di scelta del fornitore.
In questo articolo proponiamo alcune informazioni utili per le aziende.
Documentazione come garanzia di qualità aziendale
La capacità di mantenere registri aggiornati, chiari e facilmente consultabili non è scontata, e testimonia anzi un approccio professionale e organizzato. Registri, protocolli e report certificano che le attività sono state pianificate, eseguite e verificate secondo standard definiti: un aspetto fondamentale in contesti ad alta regolamentazione, come la sanità o il farmaceutico.
Va ricordato che la documentazione è un supporto fondamentale anche per la gestione interna: consente di monitorare la qualità del servizio, individuare criticità, migliorare i processi e formare il personale su procedure aggiornate.
Non si tratta quindi di un elemento secondario, ma di uno strumento di crescita e miglioramento continuo, che rafforza la reputazione dell’azienda e la fiducia del cliente.
Di seguito vediamo nel concreto quali sono i documenti utilizzati.
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Registri e logbook: tracciabilità e responsabilità
Registri e logbook sono strumenti di gestione che attestano il rispetto dei protocolli e degli standard di qualità. Ogni operazione di pulizia, dalla sanificazione di un’area alla disinfezione di una superficie, viene scrupolosamente registrata; le informazioni documentate includono chi ha eseguito il lavoro, quando è stato completato e come è stato svolto, specificando i prodotti e le attrezzature utilizzate.
Questa tipologia di documentazione offre diversi vantaggi:
- garantisce la trasparenza del servizio, consentendo a clienti e supervisori di verificare in ogni momento lo stato di pulizia e manutenzione di un ambiente;
- assegna la responsabilità a un team di operatori specifico, facilitando il monitoraggio delle performance e la risoluzione di eventuali problematiche;
- conferisce autorevolezza all’azienda, dimostrando un impegno serio e professionale verso la qualità e la sicurezza.
Validazione del cleaning: evidenze documentali essenziali
Un piano di pulizia, per quanto accurato, non è sufficiente senza una solida validazione del cleaning, supportata da evidenze documentali. Questo processo critico va ben oltre il semplice “pulito a vista”e assicura che un ambiente o un’attrezzatura rispetti specifici standard igienici e di sicurezza.
Questi documenti devono includere:
- Campionamenti. Registrazione dei punti esatti in cui sono stati prelevati i campioni per l’analisi microbiologica o chimica.
- Risultati. Resoconto dei dati analitici, che dimostrano che le superfici rientrano nei limiti di contaminazione accettabili.
- Deviazioni. Segnalazione di eventuali scostamenti dal protocollo di pulizia standard, con le relative motivazioni.
- Azioni correttive. Descrizione delle misure adottate per risolvere le deviazioni e riportare l’area ai livelli di pulizia richiesti.
Anche in questo caso, i documenti garantiscono la conformità alle normative stringenti (come le GMP – Good Manufacturing Practices) e rappresentano un’ulteriore garanzia per la sicurezza del prodotto e del paziente.
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Vantaggi della documentazione: efficienza, sicurezza e credibilità
In un mercato sempre più regolamentato, documentare ogni operazione di pulizia non è solo una buona pratica, ma un preciso obbligo per le imprese del settore. La conformità normativa (compliance) richiede infatti una tracciabilità rigorosa per dimostrare il rispetto di leggi e standard, evitando di incorrere in sanzioni.
Un aspetto sempre più rilevante riguarda la sostenibilità.
È fondamentale che le aziende di pulizia integrino nei loro contratti clausole ambientali, specificando l’uso di prodotti a basso impatto e il rispetto dei Criteri Ambientali Minimi (CAM). Questi criteri, definiti per legge, promuovono l’uso di prodotti e attrezzature ecologiche, riducendo l’impatto ambientale delle attività di pulizia. Documentare il rispetto dei CAM non solo dimostra un impegno verso la sostenibilità, ma risponde anche a una crescente domanda da parte dei clienti.
La capacità di documentare in modo preciso e trasparente la conformità normativa e ambientale diventa quindi un fattore competitivo, che distingue un’azienda professionale e affidabile.
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