Come scegliere il partner giusto?
In questo blog abbiamo parlato spesso del valore di un servizio efficiente di Facility Management – e in particolare di cleaning, per la crescita e l’immagine delle aziende.
Tuttavia, trovare la giusta azienda non è mai scontato. Un partner affidabile non si limita a “pulire bene”, ma comprende le esigenze particolari, propone soluzioni su misura, adotta tecnologie aggiornate e garantisce trasparenza e tracciabilità delle attività.
Al contrario, una scelta sbagliata può generare inefficienze, criticità operative, reclami interni o da parte dei clienti, fino a compromettere l’immagine aziendale.
In questo articolo proponiamo alcune buone pratiche per individuare il partner giusto.
1. Analisi delle esigenze interne
Un’analisi interna delle reali necessità dell’azienda permette di capire esattamente quali attività devono essere gestite, con quale frequenza, in quali spazi e con quali obiettivi. Dobbiamo infatti ricordare che il Facility Management non riguarda solo le pulizie, ma include un ampio spettro di servizi: manutenzione degli impianti, sicurezza, accoglienza, gestione rifiuti, sostenibilità, monitoraggio normativo e compliance. E ogni azienda ha un mix unico di esigenze, che può variare nel tempo o a seconda della stagionalità.
Questa fase richiede il coinvolgimento di più funzioni aziendali – operations, HR, HSE, amministrazione – che collaborino per delineare una mappa completa dei servizi richiesti, individuando criticità attuali, margini di miglioramento e aree sensibili. È importante, ad esempio, sapere se servono presidi fissi o interventi periodici, se ci sono vincoli normativi particolari (come nel caso di ambienti sanitari o industriali), se le attività devono integrarsi con sistemi aziendali già esistenti o contribuire a obiettivi ESG.
Senza un quadro chiaro delle proprie necessità, si rischia di sottodimensionare i servizi (con impatti negativi sulla qualità) o di affidare all’esterno attività che sarebbe più efficace gestire internamente.
2. Esperienza, settore e referenze comprovate
Come per ogni tipologia di servizio, l’esperienza non è un dettaglio. Soprattutto se teniamo in considerazione le differenze caratteristiche dei vari settori: un’azienda che lavora bene nella logistica, ad esempio, potrebbe non essere preparata per gestire strutture sanitarie, sedi corporate multisito o ambienti retail di fascia alta.
Per questo, è fondamentale chiedere al fornitore non solo un profilo aziendale, ma anche case study concreti, esempi di interventi reali e referenze verificabili.
Consigliamo di chiedere anche chi sarà effettivamente coinvolto nella gestione operativa: un conto è l’esperienza della società, un altro è il team che seguirà il tuo progetto.
Infine, è sempre utile verificare la presenza di eventuali certificazioni (ISO, EMAS, ecc.) che dimostrino un approccio strutturato alla qualità e alla sicurezza.
Leggi anche “Cleaning e settori: sinergie per la continuità operativa”
3. Ampiezza e modularità dell’offerta
Un servizio di qualità è importante tanto quanto la modalità con cui viene erogato: nel caso del Facility Management, un’offerta ampia e modulare si traduce in una risorsa.
Perché per molte aziende le esigenze possono variare nel tempo: stagionalità, cambiamenti organizzativi, aperture di nuove sedi o semplicemente l’evoluzione dei bisogni interni.
Un partner solido offre un portafoglio completo che può includere cleaning, manutenzione, sicurezza, reception, gestione dei rifiuti, disinfestazione, sanificazione, gestione dei consumi energetici, compliance e molto altro. È quindi importante è che questi servizi siano organizzabili in moduli, così da essere attivati, disattivati o rimodulati con facilità in base ai cluster operativi e alle priorità del momento.
Inoltre, un’offerta modulare rende possibile ottimizzare i costi senza compromettere la qualità, perché consente di pagare solo ciò che effettivamente serve, quando serve.
4. Comunicazione trasparente e supporto cliente
La gestione di servizi complessi comporta il rischio che piccoli disallineamenti generino inefficienze operative, reclami o addirittura criticità nei momenti di picco. Per questo è fondamentale che il fornitore adotti un approccio diretto, fatto di report ricorrenti, aggiornamenti chiari e facilmente accessibili, e un customer care realmente dedicato, con referenti identificabili e competenti.
Tutto questo consente al cliente di avere il pieno controllo sul servizio, di misurarne l’efficacia e, soprattutto, di costruire un rapporto di fiducia duraturo.
La presenza di un canale comunicativo aperto e tempestivo permette di gestire rapidamente eventuali segnalazioni o modifiche al servizio, riducendo tempi di risposta e margini di errore.
La scelta giusta per uno strumento di crescita
Scegliere il giusto partner per il Facility Management non è solo una questione operativa: è una decisione strategica che può fare la differenza tra un costo passivo e un investimento che genera valore.
Troppe aziende ancora oggi considerano il cleaning come una semplice voce di spesa, da ridurre al minimo, senza valutare l’impatto reale che ambienti curati, sicuri ed efficienti hanno sulla produttività, sulla reputazione del brand e sul benessere delle persone.
Il Facility Management, se gestito correttamente, è uno strumento di crescita. Perché lo sia davvero, serve un partner che lavori non per l’azienda, ma insieme all’azienda, condividendo obiettivi, standard e cultura.
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