La continuità operativa è tra i primi requisiti di un servizio di cleaning ad alto valore. Per quanto possiamo cercare di anticipare ogni evenienza, gli imprevisti fanno parte del lavoro, e nella gestione degli stessi mettiamo a frutto tutta la nostra esperienza.
In questo articolo analizziamo i potenziali rischi legati alla mancata continuità operativa e il nostro approccio per garantirla.
Definizione del contesto e dei rischi
Definire il contesto e i rischi specifici è il primo passo per costruire un piano di continuità operativa: il servizio si inserisce infatti in un ambiente specifico (ospedali, centri commerciali, eventi) e porta con sé vulnerabilità che vanno mappate con attenzione.
Le assenze improvvise del personale, ad esempio, sono uno dei rischi più frequenti. Possono derivare da malattia o imprevisti personali e compromettere la regolarità delle attività.
Anche le criticità logistiche giocano un ruolo importante: un’interruzione nei trasporti, un ritardo nella consegna dei materiali o la rottura di macchinari chiave possono bloccare l’operatività.
Un’analisi preventiva del contesto permette di identificare queste fragilità e di stimare la loro probabilità e impatto: diventa così possibile stabilire priorità di intervento e predisporre soluzioni alternative, come team di back-up, scorte di materiali e fornitori secondari.
Non si tratta solo di prevedere l’imprevisto, ma di inserirlo in una visione di sistema. E soprattutto, di individuare i rischi concreti di un’interruzione del servizio…
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Business Impact Analysis (BIA): mettere a fuoco l’essenziale
Non tutti i processi hanno lo stesso peso: alcuni possono essere temporaneamente sospesi senza grandi ripercussioni, altri invece hanno un impatto immediato e rilevante sull’operatività, sulla reputazione e sui costi.
La Business Impact Analysis consente di stabilire delle priorità: quali attività devono essere ripristinate entro poche ore, quali entro giorni, e quali possono attendere. Questa analisi, svolta insieme al cliente, diventa la bussola per orientare risorse, team e tecnologie, garantendo che l’attenzione sia rivolta sempre a ciò che è davvero essenziale per la continuità del business.
Piano di continuità operativa, tra struttura e governance
Una volta definiti potenziali rischi e priorità, procediamo alla realizzazione di un piano di continuità operativa, che consente di affrontare gli imprevisti senza improvvisazione.
- Definizione dei ruoli chiave: responsabili di area, referenti operativi e figure di coordinamento, ognuno con compiti ben documentati. Anche in caso di emergenza, non ci sono sovrapposizioni o vuoti decisionali.
- Previsione di personale di back-up, pronto a subentrare in caso di assenze improvvise.
- Definizione di procedure standardizzate che coprono diversi scenari di crisi: guasti tecnici, criticità logistiche, emergenze sanitarie o eventi straordinari.
- Sistema di responsabilità: chi deve prendere decisioni strategiche, chi gestisce la comunicazione con il cliente e chi coordina le squadre operative.
Tutto è raccolto in una documentazione aggiornata e condivisa, facilmente accessibile in caso di bisogno.
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Monitoraggio, audit interno e aggiornamento continuo
Un piano di continuità operativa non si esaurisce con la sua stesura: la vera efficacia si misura nella capacità di evolversi.
Dopo ogni evento critico o imprevisto, è fondamentale realizzare una valutazione post-evento, per capire cosa ha funzionato e cosa è necessario migliorare. A tutti gli effetti, uno strumento di apprendimento: analizzare i tempi di risposta, la chiarezza delle comunicazioni, la disponibilità delle risorse e la gestione delle priorità permette di trarre insegnamenti preziosi.
Gli audit interni diventano quindi una fase imprescindibile. Il monitoraggio continuo garantisce che procedure, ruoli e strumenti restino aggiornati rispetto a nuove normative, tecnologie o condizioni operative.
Da questo processo derivano i correttivi: aggiornamento delle procedure, maggiore formazione del personale, implementazione di strumenti digitali di supporto o ridefinizione dei flussi decisionali. Ogni revisione ha un obiettivo preciso: rendere il piano più robusto e il servizio più affidabile.
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